Recepción y trazabilidad del lead

1. El problema

Llegan mensajes desde distintos canales (Meta Ads, Instagram, Facebook, WhatsApp) y algunos quedan sin responder o sin un responsable claro.

2. Por qué ocurre

• No se registra de inmediato el canal ni la campaña de origen.
• No hay un responsable asignado o una respuesta automática inicial mientras llega el responsable humano.
• El equipo responde sin revisar el contexto del anuncio que generó el contacto.

3. Impacto en el paciente y en el negocio

5. Protocolo recomendado

1. 1El sistema registra fecha, hora, canal y campaña.
2. 2Se asigna responsable o se activa respuesta automática inicial.
3. 3El equipo revisa el contexto del anuncio antes de responder.
4. 4Se utiliza el nombre del paciente cuando esté disponible.
5. 5Se presenta la clínica y la persona que va a ayudar.
6. 6Se formula una pregunta guiada vinculada a la campaña.
7. 7Se actualiza el estado a "contactado" o "primer intento".

6. Responsabilidades por rol

7. Variaciones según tratamiento

8. Ejemplo práctico

Un lead llega desde un anuncio de evaluación de ortodoncia. El equipo revisa qué decía el anuncio, saluda por nombre, se presenta y pregunta algo directamente relacionado con esa campaña — no una pregunta genérica de bienvenida.

9. Errores frecuentes

• Responder con un saludo genérico sin relación con la campaña que originó el contacto.
• Dejar el lead sin responsable mientras "alguien lo ve más tarde".

10. Checklist de implementación

• ¿Se registró canal y campaña de origen?
• ¿Existe un responsable o una respuesta automática mientras llega?
• ¿La primera respuesta usa el nombre y el contexto de la campaña?

11. Indicador que se debe observar

• — Mediana de tiempo de primera respuesta.
• — Porcentaje respondido dentro del estándar definido por la clínica.
• — Tasa de contacto.

12. Acción inmediata

13. Herramienta para implementar esta lección